Equipos lentos, fallos en el correo-e, dispositivos incapaces de conectarse a la red…
Muchas veces nos encontramos con incidencias que se repiten de empresa a empresa. Cuando empezamos a dar servicio a un nuevo cliente comprobamos asombrados que los trabajadores llevaban conviviendo, resignados, con problemas que son de fácil solución si cuentas con un servicio técnico especializado. En esta entrada de nuestro blog comentamos diez de las incidencias más recurrentes. Bueno, en realidad hemos englobado muchas en diez familias de incidencias comunes.
¿Sufre tu empresa alguna (o algunas) de estas incidencias? Sigue leyendo para averiguarlo…
- Problemas de conexión/configuración de impresoras.
- Problemas de conectividad de dispositivos a la red/Internet.
- Problemas de arranque/inicio en dispositivos.
- Ralentizaciones, bajo rendimiento general de dispositivos.
- Navegadores infectados (malware).
- Hardware (fallos en discos duros, fuentes de alimentación, ruidos elevados…).
- Configuración errónea de programas.
- Copias de seguridad mal hechas o inexistentes.
- Correo electrónico: Outlook, Thunderbird (sin conexión, bandeja de entrada bloqueada…) Dominios corporativos (mala configuración, no portabilidad…)
- Incertidumbre al migrar programas y datos antiguos a nuevos Sistemas.
1) Problemas de conexión y configuración de impresoras:
Un escáner de red tiene que escanear en red, una impresora compartida tiene que ser accesible a todos los ordenadores que así lo necesitemos en la oficina. Es sencillo, sin embargo en la práctica muchas empresas cuentan con multifunciones mal configuradas, e incluso hay que hacer cola en la única impresora que realmente funciona.
2) Problemas de conectividad de dispositivos a la red e Internet:
Las conexiones de red no deben ser intermitentes, o requerir varios intentos hasta tener éxito. La baja velocidad también es un indicador de problemas, muchas veces derivados de errores en los dispositivos. En un sistema tan complejo como las redes de paquetes conmutados es inevitable que surjan conflictos de configuración, para eso están las herramientas de monitorización y las actuaciones de mantenimiento.
La mayoría de problemas de conexión a Internet requieren trabajar codo con codo con el Proveedor de Servicios de Internet y Telefonía hasta aislar la avería y poder solucionarla. Una respuesta rápida y eficaz supondrá la diferencia entre una caída de minutos/horas o de días enteros.
3) Problemas de arranque e inicio en dispositivos:
Un ordenador no debe tardar más de unos segundos en encender e iniciarse. Entre 10 y 40 segundos es un buen valor, más de 1 minuto y hasta 3 es preocupante. Más de 3 minutos es algo terrible, y si la persona que lo utiliza tiene tiempo de irse a desayunar y volver, estamos ante un infame clásico en las oficinas de toda la isla.
Problemas de configuración, exceso de programas al inicio, errores en el hardware, demasiado tiempo (años incluso) sin mantenimiento preventivo y un hardware desfasado para la carga de trabajo a la que debe hacer frente son las causas más comunes.
4) Ralentizaciones y bajo rendimiento general de dispositivos:
A veces relacionado con el punto anterior, difícilmente un dispositivo que tarda demasiado en arrancar mejorará su rendimiento después. Pero también podemos encontrarnos con ordenadores y dispositivos que tienen mal rendimiento en ciertas tareas y programas, o cuya capacidad va disminuyendo según el tiempo que permanezcan encendidos sin reiniciarse. La mayoría de las veces se debe a una acumulación de configuraciones incorrectas, una sobrecarga de la capacidad del hardware o una utilización incorrecta. También hay sistemas comprometidos con malware que muestran este comportamiento.
5) Navegadores infectados (malware):
El navegador de Internet es la aplicación más externa y expuesta para muchos equipos informáticos. Interactúa directamente con Internet, y sabemos que no es un lugar seguro. Incluso navegando en páginas legítimas, o aparentemente legítimas, los navegadores pueden quedar comprometidos y expuestos a malware. Este puede ir desde barras y extensiones de aspecto inofensivo hasta navegadores troyanizados preparados para robar datos de cuentas bancarias.
6) Problemas de Hardware:
La mayoría del hardware avisa (y mucho) antes de sufrir un fallo crítico y dejar de funcionar permanentemente. Sin embargo, es necesario leer y comprender las señales que nos envía. Problemas de estabilidad en la alimentación acostumbran a ser el preludio de una fuente a punto de fallar, y puede llevarse todo el equipo con ella…
Los discos duros, que almacenan de manera no volátil toda la información del equipo, pueden verse comprometidos de manera que se dificulte incluso la recuperación de sus datos después de un error fatal. Es más inteligente prevenir, buscar indicadores de problemas de rendimiento y sustituirlos antes de que desaparezcan todos nuestros datos.
En los aparatos informáticos hay muchos componentes que pueden fallar, y muchas cosas que pueden salir mal. Los fabricantes implementan medidas para detectar y mitigar los fallos, siempre y cuando contemos con el know-how necesario.
Los ruidos elevados son un problema común en aparatos con algunos años de antigüedad, están causados principalmente por el mal estado de los ventiladores de refrigeración. Sustituirlos es una operación sencilla que puede alargar la vida útil de los dispositivos y aumentar significativamente el confort en el espacio de trabajo afectado.
7) Errores de configuración en programas:
Un programa mal configurado puede tener problemas de rendimiento e incluso comportarse de maneras inesperadas. Desde las aplicaciones ofimáticas hasta los ERP, es importante poder garantizar que cada uno se está comportando como debe hacerlo en todo momento para evitar errores que paralicen la actividad productiva o dañen datos vitales de la empresa.
8) Copias de seguridad mal implementadas, o inexistentes:
No tener un plan de copias de seguridad es un fallo crítico. La pregunta no es si puede ocurrir algo que dañe los archivos vitales de una empresa, la pregunta es qué medidas hay listas para cuando ocurra. Será entonces cuando tener varias copias redundantes de los datos listas para sustituirlos convertirá lo que podría haber sido una catástrofe que detenga la actividad durante varios días en una incomodidad de un par de horas.
Las copias de seguridad (o Backups) deben indexar y respaldar todos los archivos importantes para la actividad de la empresa diariamente, permanecer desconectadas el resto del tiempo para evitar que sean dañadas o sobrescritas por programas maliciosos y no estar en el mismo dispositivo. Un disco duro externo por USB no es suficiente.
Por suerte pueden implementarse muy buenas soluciones con una inversión de recursos mínima.
9) Errores de correo electrónico:
Es la herramienta de comunicación de negocios por excelencia. El correo-e transmite la documentación y sirve de comunicación directa entre las partes. Cualquier problema en esta infraestructura vital de comunicaciones tiene el riesgo de convertirse en desastre. Ralentizaciones, pérdida de mensajes importantes, caídas por servidores mal configurados.
Los servidores y gestores de correo electrónico requieren mantenimiento debido a su uso constante, desde comprobar la compactación eficaz de las carpetas y el funcionamiento de los filtros de correo basura hasta establecer las correctas cuotas para los adjuntos que eviten sobrecarga del servidor.
10) Incertidumbre al migrar a nuevos sistemas:
Muchas veces no es que las empresas no quieran renovar sus equipos e infraestructuras, es que no cuentan con la garantía de que sus datos, aparatos de trabajo y procesos seguirán funcionando en los nuevos sistemas. Para ello es importante contar con la tranquilidad de saber que un equipo profesional se encargará de adaptarlo todo.
El viejo dicho de «si no está roto, no lo arregles» es cada vez menos aplicable en una industria donde las tecnologías evolucionan en ciclos de seis años o incluso menos.
(Extra) Falta de SAI y protección contra cambios de tensión:
Los cortes en el suministro eléctrico pueden darse en cualquier momento. Si se cuenta con Sistemas de Alimentación Ininterrumpida, la empresa y los trabajadores tendrán tiempo suficiente de evitar pérdida de información y apagar los sistemas correctamente. Si se trata de pequeños cortes (de veinte minutos o menos) podrán incluso seguir trabajando sin contratiempos.
Los cambios de tensión son fatales para los equipos y sistemas digitales, pueden dañarlos permanentemente si no cuentan con protección especializada. La mayoría de las SAI incorporan sistemas de protección, así como las infraestructuras dedicadas.
Estas son las incidencias que, en nuestra experiencia, resultan más comunes en las PYMES Canarias. ¿Estás de acuerdo con nuestra lista? ¿Crees que nos hemos dejado alguna importante? Estaremos encantados de leer aportaciones en los comentarios.
No olvides que puedes descargar nuestra Infografía Gratuita para comprobar si tu PYME sufre alguna de estas incidencias comunes.
