Hay muchas guías de copias de seguridad que cubren los aspectos técnicos y económicos, pero, como expertos en Consultoría TIC para empresas, creemos que es esencial añadirle a cualquier guía de copias de seguridad los aspectos esenciales de inteligencia empresarial. Un backup personal no es lo mismo que un backup para PYMEs o Autónomos. A continuación detallamos las cinco claves a tener en cuenta en los backups profesionales:
1-Guarda de manera inteligente:
Analiza tu infraestructura de datos y guarda sólo lo que necesitas guardar. Hazlo, además, por el tiempo necesario. Este es el punto que se saltan en muchas guías y en muchos procesos de implantación. ¿Realmente es necesaria una copia de respaldo de la TOTALIDAD de archivos de un servidor? Puede que en algunas situaciones (como la copia backup de imagen de un servidor) sí. Pero para la seguridad diaria de los datos de trabajo, sólo es necesario salvaguardar estos datos vitales. Una copia bien programada no sólo ahorrará en tiempo, ahorrará en desgaste de los soportes de almacenamiento y en coste de memoria. No es lo mismo un backup diario de 220GB que uno de 25GB.
La segunda parte de la cuestión es: ¿por cuánto tiempo? Puede que sólo sea necesario tener copias de algunos documentos durante un tiempo determinado (igual no es necesario seguir copiando las proformas y presupuestos de hace nueve años). El espacio de almacenamiento digital -como el físico- es dinero, al fin y al cabo, tenemos que ser más inteligentes al utilizarlo.
2-Elige el soporte de almacenamiento adecuado:
La elección del soporte de almacenamiento es importante: Necesitamos DOS dispositivos externos, el respaldo y el respaldo del respaldo. Si no, no es una copia de seguridad con garantías. Un disco duro por USB puede parecer suficiente pero, ¿lo es? ¿Vale la pena el riesgo de perder todos nuestros datos por no invertir un poco más? Contamos con otras opciones más completas como NAS, sistemas de Cinta LTO y backup en La Nube. En todos ellos debemos tener en cuenta la comodidad y adecuación para realizar la rotación y minimizar el tiempo de conexión (detallados en el Punto 4). Son dos aspectos vitales para la seguridad de los datos en una empresa que, nuevamente, vuelven a olvidarse en muchas guías.
3-Elige un buen programa de backups:
Podemos hacer la copia manualmente o preparar scripts de automatización, pero no parecen las maneras más indicadas cuando contamos con una gran variedad de programas de backup con prestaciones avanzadas.
Para muchas PYMEs y autónomos las soluciones integradas en el sistema operativo de sus equipos serán más que suficiente. Para un mejor control de las copias puede ser necesario utilizar otras soluciones. Hay software -gratuito y de pago- para todas las plataformas y necesidades. Además de crear copias de seguridad convencionales, los sistemas operativos Windows permiten crear puntos de restauración del sistema, algo muy conveniente y que explicaremos en otro artículo.
La configuración de copias de seguridad básicas en sí misma no es excesivamente compleja y variará poco de programa a programa. Debemos iniciar el programa (o el asistente del sistema operativo) y seguir una serie de pasos elementales:
- Elegir los datos de origen -estarán bien organizados y delimitados si prestamos atención al Punto 1- y el soporte de destino.
- Definir la periodicidad. Puede ser diaria, semanal, mensual, quincenal. En todos los casos es importante programarla para unas horas en las que nuestra empresa haya terminado la actividad del día. No tiene sentido hacer una copia de seguridad en medio de un día de trabajo, puede disminuir el rendimiento de los dispositivos durante la copia y además no guardaríamos la información generada o alterada el mismo día después de la misma.
- Definir el tipo de copia. Completa copia todos los archivos especificados; Incremental sólo los que hayan cambiado desde la última copia de seguridad; Diferencial los que hayan cambiado desde la última copia completa anterior.
Hablamos en detalle sobre soportes de almacenamiento y tipos de copia en nuestro artículo sobre por qué hacer backup.
4-Diseña un protocolo: Localización, rotación y tiempo de conexión.
Copiar los datos regularmente y de manera correcta es un gran primer paso, pero también es necesaria una planificación para garantizar la seguridad. La ubicación de las copias de respaldo es de vital importancia. En primer lugar, deben estar en un lugar físicamente seguro para dotarlas de protección frente a robo o desastres. Aún así, es recomendable tener al menos una copia actualizada fuera de la oficina (copia off-site) Ya que, si aún habiendo tomado todas las precauciones sufrimos un desastre, y se dañan, pierden o roban estas copias, ¿qué pasaría? Habríamos perdido nuestros backup. Esta es la importancia capital de la localización de las copias. En cuanto a la rotación y tiempo de conexión:
- Rotación, consiste en contar con dos o más copias externas e y alternar entre ellas. Puede ser diariamente, semanal o mensualmente… lo mejor es incluso contar con rotación diaria y también semanal. La rotación de los backup de nuestra empresa interesa por varias razones: ¿Si se daña la copia de seguridad? Contamos con otra, que dependiendo de la rotación tendrá sólo unas horas o días de desfase. ¿Si se daña/corrompe uno de nuestros archivos y se copia también en el backup? Podemos contar con la otra copia de seguridad. ¿Si un cyberataque daña los equipos y la copia de seguridad estaba conectada en ese momento? Podemos contar con la copia anterior. Además también podemos utilizar la rotación de soportes si queremos tener un archivo histórico de nuestros datos.
- Tiempo de conexión, el dispositivo de copia de seguridad debería estar conectado el tiempo imprescindible que se necesita para hacer la copia, no más. Sin contar con un centro de datos especializado esto es difícil, pero debemos esforzarnos por tener los dispositivos de backup conectados lo menos posible. Así no sólo reduciremos su uso y alargaremos su vida útil, también minimizaremos los riesgos sobre los propios datos. Ante fallos en programas, cyberataques o problemas de alimentación eléctrica los datos de los backups no se dañarán si el dispositivo no está conectado.
Este protocolo ayudará a garantizar que nuestro negocio, tan dependiente de los datos y comunicaciones digitales, tenga oportunidad de recuperarse de un fallo catastrófico.
5-Prepara un plan de DR (Disaster Recovery) y comprueba el estado de los backups y sus soportes:
¿Que ocurrirá cuándo algo falle? ¿Cuánto tiempo tendremos paralizada nuestra actividad? El plan de DR debe aclarar estas preguntas. Tenemos que saber dónde están todas las copias de seguridad en todo momento (es importante también para evitar las brechas de datos corporativos), cuál es la más reciente y poder restaurar los datos de manera rápida y completa. También implica monitorizar y controlar el estado de las copias realizadas (esa cinta LTO de hace cinco meses ¿funciona? ¿tiene todos los datos que debería tener?) y en especial los soportes de almacenamiento, hay que sustituirlos en cuanto empiecen a dar muestras de deterioro.
Como puede verse, la implantación de un sistema de copias de seguridad efectivo, que garantice la integridad de los datos de la empresa, no es una tarea trivial. Según el volumen de la empresa, y el tiempo del que dispongamos, puede ser necesario contar con asesoramiento experto. Siguiendo estos 5 pasos clave tu negocio tendrá asegurada la integridad de sus datos. Todas las tarifas de mantenimiento informático de Aguere Systems incluyen plan de copias de seguridad. Si eres una Empresa o Autónomo consulta nuestras ofertas de mantenimiento informático pensados especialmente para tener la tranquilidad de contar con un plan profesional de copias de seguridad.
Recuerda que puedes descargar nuestra Infografía Gratuita del artículo para ayudarte en la implantación de backups.
